8 erros contábeis que você pode estar cometendo na sua empresa

1 – Desorganização

A desorganização é, talvez, o maior problema de pequenas e médias empresas e, embora não pareça, pode causar perdas financeiras absurdas. É a desorganização, por exemplo, a maior culpada pelos pagamentos em duplicidade, isso sem falar nas multas geradas através de contas atrasadas e do não cumprimento de algumas leis fiscais e trabalhistas.

É importante ressaltar também que toda a movimentação contábil da empresa precisa de uma comprovação. Ou seja, sempre que solicitado, a empresa precisa comprovar para os órgãos públicos que tudo que foi pago ou declarado é real, caso contrário, a empresa fica sujeita à multas e punições.

Para evitar que a falta de organização traga esses tipos de problemas, é fundamental organizar e arquivar todos as notas, pagamentos e documentos fiscais como um todo.

A maioria destes documentos possui versão digital, logo, pode ser armazenado desta maneira, entretanto, o papel ainda não perdeu totalmente sua importância, por isso, guarde contas e documentos por, no mínimo, 5 anos.

Além disso, escolha um dia do mês ou da semana, dependendo do fluxo de operações da sua empresa, para organizar o setor fiscal, atualizar os registros e assim, evitar perdas financeiras ou problemas burocráticos.

Erros na emissão de notas fiscais podem gerar multas e notificações por parte da fiscalização, por isso, toda atenção ainda é pouco.

Vale lembrar que para empresas que trabalham com vendas para todo território nacional a atenção deve ser ainda maior, até porque, cada Estado possui sua alíquota de impostos e essa informação deve ser de conhecimento do vendedor.

Em geral, os maiores erros ligados à Nota Fiscal Eletrônica estão relacionados ao preenchimento errado de campos como PIS, COFINS e ISS. Vale lembrar também que a sonegação de impostos pode trazer graves consequências à empresa e aos gestores, podendo inclusive, gerar multas, penhores e outras punições.

A melhor solução para este problema é optar pela automatização do processo de emissão das Notas Fiscais. Em geral, esse processo é feito através de um sistema de gestão, que por sinal, já é amplamente utilizado por empresas de grande porte.

O acúmulo de tarefas é praticamente uma regra para empresários de pequenas empresas, entretanto, esse hábito pode trazer grandes problemas administrativos que interferem na área fiscal do negócio.

Em geral, o acúmulo de tarefas faz com que o gestor tenha que resolver diversas questões que vão surgindo no seu dia a dia. O problema é que essa demanda, muitas vezes, impede que o gestor tenha tempo para manter o setor contábil atualizado.

Em outras palavras, esse tipo de ação não permite que o gestor dispenda energia em relatórios e contas que oferecem dados reais para a empresa, impedindo assim, a tomada de decisões cruciais para que a saúde financeira do negócio se mantenha estável.

Portanto, por mais que possa parecer um custo ou uma dificuldade num primeiro momento, o empresário precisa aprender a delegar suas tarefas e usar ferramentas que auxiliem seu dia a dia.

Já os pagamentos, podem ser os mais diversos possíveis, desde contas de consumo (como luz, água e telefone) até impostos, encargos e fornecedores. E, levando em conta a quantidade de pagamentos que uma empresa realiza por mês, é mais fácil do que se imagina, haver confusões ou esquecimentos relacionados às datas de vencimento de cada um. E a falta de pagamento pode acarretar em multas e encargos, falta de insumos, dificuldade na negociação de prazos e valores com fornecedores e indisposições ou processos jurídicos com funcionários e colaboradores.

Portanto, para evitar gastos desnecessários e problemas de relacionamento com fornecedores e funcionários, a dica é realizar os pagamentos em dia. Para isso, existem diversas ferramentas que auxiliam nesse processo lembrando os gestores quanto à necessidade de realizar um pagamento nos próximos dias.

Misturar as finanças pessoais das empresariais é um erro de “boa vontade”, digamos assim.

Veja, é extremamente comum que pequenos e médios empresários usem suas contas pessoais para cobrir meses complicados em suas empresas. Da mesma forma, é comum que os rendimentos da empresa sejam usados para custear viagens, compras e outros gastos pessoais.

O problema dessa prática, muitas vezes ingênua, é que ela pode mascarar os resultados do negócio. É preciso entender que embora o empresário seja o dono da corporação, e por consequência ela faça parte do seu patrimônio, a empresa precisa de capital de giro para que possa manter seu fluxo de caixa saudável.

A solução é manter as duas contas muito bem separadas. Somente assim, é possível conhecer o histórico de entradas e saídas a fim de entender até onde vai a lucratividade do negócio. Além disso, a empresa, de tempos em tempos, precisa de investimentos que visam um maior faturamento, se esse capital não estiver disponível, o negócio, automaticamente deixa de ganhar dinheiro.

Lembrando que dentre as saídas contabilizadas na empresa, deve constar o pró-labore dos sócios, assim, o empresário possui seus rendimentos sem prejudicar a contabilidade do estabelecimento comercial.

Boa parte dos erros contábeis esbarram na falta de planejamento. Isso porque é ele quem define compras, valores de venda, fornecedores, investimentos, contratações, planejamento tributário e assim por diante.

Levando em conta os itens acima, a falta de planejamento acarreta as seguintes consequências:

Compras – realização de compras desnecessárias (muitas vezes gerando um estoque maior que a demanda, o que representa dinheiro parado);

Valor de venda – cobrança de valores baixos (que podem não compensar o valor pago na produção do produto) ou ainda valores muito altos (fazendo com que a empresa perca competitividade);

Fornecedor – falta de poder de barganha (preço e prazo de entrega);

Investimento – o investimento realizado em momento inoportuno ou até a falta de investimento na melhoria da empresa e dos produtos;

Contratações – contratação de mão de obra não qualificada, cara demais ou fora do perfil desejado pela corporação;

Planejamento Tributário – escolha do regime tributário anual que possa gerar mais impostos que o necessário.

Neste caso, a solução é planejar tudo que envolve uma empresa pensando em curto, médio e longo prazo. É importante também simular diferentes cenários para que seja possível se antecipar a problemas que possam aparecer.

É claro que errar é humano, entretanto, é preciso ficar claro que um erro contábil pode gerar inúmeros problemas à empresa. Neste ponto, o maior erro dos empresários é achar que não existe a necessidade de um especialista para a tarefa.

Veja, por mais conhecimentos que um empresário possua, ele também tem outras preocupações que podem interferir na sua atenção causando erros. Além disso, ele deve estar preocupado com o planejamento de sua empresa e não com cálculos rotineiros.

Por isso, a dica é clara: contrate um especialista em contabilidade! Pode ser uma pessoa interna ou mesmo um escritório de contabilidade, mas o fato é saber delegar e contar com a ajuda certa.

Em muitos dos problemas aqui citados vimos que algumas ferramentas ajudariam bastante no processo, pois bem, o problema muitas vezes vai um pouco mais além. Existem empresas que contam sim com ferramentas que buscam a eficiência e o controle, entretanto, elas não são o melhor dos mundos.

Veja, se o seu contador utiliza uma ferramenta em seus cálculos e a sua empresa utiliza uma ferramenta diferente para a manutenção dos dados que serão utilizados nesses cálculos e as duas ferramentas não possuem uma integração, muito provavelmente haverá um retrabalho.

Além disso, se um empresário utilizar uma ferramenta para cada tarefa do seu dia, ao invés de ajudar, o processo de alimentar os dados será demorado e cansativo. Portanto, a melhor saída é contar com uma ferramenta que englobe todo o seu setor fiscal a partir dos outros setores da empresa.

É o caso de um ERP por exemplo, que através da movimentação de seus usuários, permite ao gestor a possibilidade de saber como estão os setores de sua empresa, desde o estoque até a parte contábil, passando por vendas e produção.