Ao pensar em gerenciamento financeiro e registro de dados financeiros, logo pensamos em planilhas cheias de números e fórmulas. Mas você já parou para pensar se elas são mesmo a melhor solução para a sua OSC? Elas oferecem mais benefícios ou complicações?
Por um lado, se você está pensando em controlar de alguma forma as finanças da sua organização, já é um excelente ponto de partida! Isso demonstra que você já entendeu que só com o conhecimento das finanças, uma organização consegue alcançar seus objetivos, ainda mais quando esta pertence ao terceiro setor.
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Além disso, quanto antes um software específico de gestão for utilizado, maior será seu controle financeiro da OSC, aumentando as chances de sua instituição crescer de forma saudável e escalável.
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Planilhas são soluções genéricas para variados tipos de necessidades; são um “faz tudo” do mundo digital. Para torná-las uma boa ferramenta de gerenciamento financeiro é necessário investir algum tempo de trabalho.
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Então, se você não confia suas necessidades diárias a um profissional genérico, por que confiaria algo de primeira importância como o gerenciamento financeiro da instituição na qual você trabalha a uma solução tecnológica genérica?
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Vamos ver alguns motivos pelos quais recomendamos o uso de planilhas eletrônicas para fazer o gerenciamento financeiro de uma instituição, salientando o cuidado que a OSC deve investir nessa construção. Listamos 5 itens relevantes que devem ser observados pela OSC, caso ela opte pelo gerenciamento financeiro em planilhas eletrônicas:
Para um uso sadio dessa ferramenta, é muito importante entender que usar uma planilha não significa apenas abrir o arquivo e sair usando. Para obter um material com foco no seu objeto e que atenda satisfatoriamente às necessidades da instituição, é preciso investir algum tempo nesse trabalho.
É muito importante que a pessoa escolhida para realizar essa tarefa, tenha conhecimentos sólidos para tal; isso também interfere em outro ponto: além de precisar formatar o visual da planilha, pense que ainda é necessário criar as fórmulas matemáticas que atendam às demandas da sua organização, o que exige conhecimentos ainda mais avançados da ferramenta.
Imagine o cenário: você ou quem cuida da parte financeira da organização não têm conhecimentos aprofundados em planilhas, mas mesmo assim decidem arriscar. Logo no início compreendem que não é tão fácil criar um fluxo completo de todas as atividades que realizam, também não conseguem obter os resultados desejados porque não têm conhecimento sobre como funcionam as fórmulas que fazem os cálculos nesses programas.
Por isso, se sua OSC optar por trabalhar com planilhas, que sem dúvidas, trará um belo custo x benefício ao longo do tempo, entenda que vocês são responsáveis, não só por inserir os dados da instituição, mas também por entender o seu correto funcionamento bem como disseminar esse conhecimento. Certamente, passada a fase de implantação do uso da planilha, depois, conforme for usando outras funcionalidades que ela proporciona, como orçamentos e cobranças, os dados são inseridos automaticamente. Para ter ainda mais tranquilidade de que a solução é a ideal para sua instituição, invista um tempo considerável na montagem dos seus dados gerenciais.
2.PLANILHAS ESTÃO MAIS PROPENSAS A ERROS:
Ao lidar com dinheiro, sobretudo dinheiro no terceiro setor, o que menos queremos é detectar falhas em operações financeiras. Isso por que a reputação e a confiabilidade para uma OSC são fundamentais para que os recursos continuem entrando e a saúde financeira se mantenha estável.
Quando se usa planilhas, é preciso inserir dados manualmente e muitas vezes inserir os mesmos dados em mais de uma planilha. Esse tipo de processo exige muita atenção, pois essa transição do conteúdo entre arquivos também pode gerar equívocos até mesmo por engano do operador ou desconhecimento de processos de trabalho.
Além de falhas de digitação ou ao copiar e colar dados de um arquivo para outro, corre-se também o risco de erros serem cometidos também nas fórmulas que fazem os cálculos. Imagine o cenário: você ou quem cuida da parte financeira da organização têm de inserir os mesmos dados em diferentes planilhas de controle repetidamente.
O fluxo de trabalho é o seguinte: na primeira planilha, os dados são digitados. Da segunda em diante, eles são copiados. Acontece que na terceira planilha o editor descobre que desde a primeira está replicando um erro de digitação. Não resta outra solução que não voltar à primeira, recomeçar o trabalho e perder tudo o que já havia sido feito. Esse ainda é um bom cenário, pois se descobriu o erro em tempo hábil de ser corrigido sem que tenha gerado prejuízo. Seria ainda pior descobrir tardiamente, por exemplo, que os cálculos estão equivocados. Portanto, é fundamental estar muito atento no momento do preenchimento dos dados.
3.INFORMAÇÕES MAIS PRECISAS:
O controle financeiro pode ser bastante complexo, uma vez que diversos dados precisam ser coletados. Com o auxílio de uma planilha, as informações não ficam espalhadas em diversos locais podendo causar erros.
Por outro lado, utilizar uma boa planilha proporciona um processo consistente de entrada dos dados financeiros, bem como organiza todas as informações em um só local. Assim, o gestor da OSC consegue ter uma visão ampla rapidamente, obtendo projeções precisas.
4.CONTROLE DE ACESSOS A DADOS GERENCIAIS:
Segurança da informação é um tema sério e delicado, sabemos disso. Medidas de segurança são fundamentais para qualquer organização que trabalhe com arquivos digitais e que não queira ver seus dados espalhados pela internet ou em mãos erradas, por exemplo. Isso por que, por mais públicos e transparentes que devam ser os dados de uma organização do terceiro setor, esse tipo de empreendimento ainda lida diariamente com informações sensíveis, como dados de doadores, fornecedores, beneficiários, cuja divulgação pode desencadear consequências sérias. Em termos práticos, quando se usa planilhas financeiras, é possível bloquear os dados para que fiquem seguros e restritos a quem de fato são pertinentes,
5.SUA ORGANIZAÇÃO TEM PODER DE ESCALABILIDADE:
Tudo o que uma organização quer e precisa é crescer para poder atender mais pessoas e gerar mais benefícios para a sociedade como um todo, certo? Porém, se não tivermos noção das movimentações financeiras da instituição, dificilmente ela conseguirá alcançar seus objetivos.
Por sua viabilidade econômica – a maioria das OSCs possuem acesso -, as planilhas eletrônicas acabam sendo boas (e baratas) soluções de longo prazo para organizações que pretendem se voltar ao crescimento para levar seus benefícios a mais pessoas.
Além disso, quanto mais a organização cresce, maiores são também as complexidades acrescentadas aos seus processos. Mesmo em menor escala, quando se sai de uma operação de três pessoas para uma de cinco pessoas, por exemplo, a diferença já é notada. Os softwares de gestão são pensados exatamente para suprir as necessidades de gestão desde as pequenas organizações até as grandes instituições, pois trabalham com o conceito de escalabilidade. Esta é uma característica simples, mas poderosa pela capacidade de absorver o impacto gerado pelo crescimento das operações feitas por seu usuário. A vantagem em se adotar desde o início um software de gerenciamento financeiro, especialmente para o terceiro setor, é a organização que este proporciona ao mesmo tempo que oferece os insights certos para posicionamento estratégico dentro do próprio setor.
Como vimos, são muitos benefícios que podemos obter a partir do uso de planilhas eletrônicas para fazer o gerenciamento financeiro de uma organização, desde que haja um bom planejamento, comprometimento e atenção na hora de alimentar os dados da instituição.
Fonte:
Educação Financeira para o Terceiro Setor
Manual do Participante Outubro/2017
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