O Case Statement tem um nome chique para uma coisa simples. Consiste basicamente em ter, em um único lugar, uma pasta, todas as informações necessárias para uma campanha de captação. Desde informações históricas da entidade até modelos de carta de agradecimento.
Faz quase 10 anos eu explicava como montar um case statement. Considero isso desnecessário hoje, até por minha própria experiência prática. Cada ONG tem suas próprias informações que considera fundamentais. Antes usávamos a construção do case como ferramenta para organizar um planejamento para a captação. Com o tempo essa utilidade se tornou desnecessária. Existem ferramentas mais úteis para planejamento e podemos usar o case para sua verdadeira função, que é aglutinar, de forma facilitada, toda informação pertinente ao processo de captação.
Leia também: PLANO ANUAL DE CAPTAÇÃO
Para facilitar ainda mais, vamos denominar o case como “a pasta”. Nesta pasta inclua primeiramente as informações institucionais. A história da organização, os objetivos, a missão da entidade. Adicione algumas boas fotos dos usuários, de alguns eventos, dos espaços da ONG. Coloque também os nomes e mini currículos dos conselheiros. Cada uma dessas informações estão soltas, ou seja, podem ser utilizadas em separado, caso seja necessário usá‐las em uma negociação.
Inclua em um outro compartimento da pasta informações atuais. Os
desafios para o próximo ano, os novos projetos, as estratégias com cada fonte.
Inclua também modelos de solicitação enviados para fundações internacionais.
Tenha cópias de solicitação de patrocínio para 3 categorias diferentes, com
suas respectivas contrapartidas. Isso vai ser muito útil
quando precisamos de um “Plano B” em uma negociação difícil. Tenha
também o orçamento detalhado anual, assim como orçamentos de projetos e resumos
orçamentários. Carregue nesta pasta também croquis de construções caso sua
campanha envolva uma reforma ou um novo espaço.
Um terceiro compartimento contém coisas mais internas: Modelos de cartas de solicitação, de agradecimento, de newsletters e de contato. São materiais úteis quando você está em trânsito. Usei muito essas cartas escrevendo desde cafés com acesso a internet. Mesmo tendo hoje tudo isso de forma digital, nada mais útil do que ter esses materiais impressos em sua mesa, para enviar algum email específico e diferenciado.
Antigamente o case statement era uma espécie de projeto completo que ao final da reunião poderia ser entregue ao possível doador. Eu mesmo sugeria isso no meu livro anterior. Hoje, minha experiência prática me fez perceber que isso é desnecessário. É um gasto de tempo e papel.
Transformei o case statement em uma pasta útil, tipo 007. Nela carrego tudo que preciso, junto com meu notebook e uns quantos folhetos da entidade.
Para mantê-‐la sempre atualizada, confira de tempos em tempos para ter sempre ao menos 2 ou 3 cópias de cada documento. Talvez você tenha deixado a lista dos conselheiros em uma empresa ou mesmo o croqui da reforma em outra.
No caso das solicitações de patrocínio com empresas, tenha cópias
impessoais de solicitações. Mas leve sempre para sua reunião uma solicitação
personalizada, com o nome do contato e se possível com o logo da empresa
visitada. Nessa solicitação, de no máximo duas páginas (o
ideal é em uma) deve constar um resumo da entidade, das ações
atuais, da campanha e finalmente um valor concreto a ser solicitado e as
contrapartidas oferecidas.
Organize sua pasta de forma a facilitar sua busca por determinado documento. Não pega bem você se perder no meio de papéis na frente do seu futuro doador. Use plásticos, ou separe os possíveis documentos a serem entregues antes de uma reunião.
Mas nunca, jamais, entregue tudo. O doador quer uma folha e é isso que você vai dar. Somente em alguns casos você deve se utilizar da pasta. São duas as possibilidades:
Somente nesses casos você tira da cartola o que ele precisa. Repito, somente nesses casos. Já vi muita gente que, no nervosismo, vai tirando informações, fotos, croquis, modelos… Achando que com isso está mostrando serviço. Está é mostrando nervosismo.
A pasta é seu instrumento de trabalho, algo pessoal seu. Cada um tem seu modelo e jeito de organizá‐la. É como nossa carteira. Uns tem as fotos das crianças, outros tem as notas fiscais do mês. Use-a com parcimônia e verá que ela é muito útil.
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Fonte: Adaptado de Marcelo Estraviz, Um Dia de Captador.
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