Quem atua na Sociedade civil desenvolve um trabalho por amor à causa, mas engana-se quem pensa que essa é uma tarefa fácil.
Podemos destacar o trabalho por um bem maior, conhecer pessoas que nos mostram o significado da palavra solidariedade, grandes desafios e uma oportunidade imensa de crescimento profissional e pessoal.
O controle financeiro de uma organização é a principal ferramenta de que se deve fazer uso para atingir o objetivo final de todo o “empreendimento”, a sustentabilidade. Entretanto, apesar de tratar-se de uma constatação simples e quase óbvia, analistas apontam o descontrole financeiro como uma das principais causas do fechamento precoce da maioria das organizações que funcionam no Brasil.
Os gestores querem o crescimento das suas organizações, e, motivados unicamente pelo sonho, investem nesta empreitada, sem o menor preparo, nem planejamento financeiro. E aí é que mora o perigo, ignorar exatamente a espinha dorsal de uma gestão bem-sucedida: o controle financeiro.
Seja fazendo o uso de um caderno de controles, de planilhas financeiras ou recorrendo a softwares de gestão mais sofisticados, o importante é que esse controle seja feito! O método fica a seu critério, mas opte por aquele que satisfizer melhor às necessidades da sua organização.
Não é necessário que todas as organizações controlem todas essas funções. A verdade é que o nível de gestão financeira vai depender das características e tamanho da OSC em questão. De toda forma, se você não está alinhado com alguns ou todos esses pontos, talvez precise repensar como as finanças da sua organização estão acontecendo.
Após essa breve reflexão, vamos alertá-lo quanto aos maiores inimigos da boa gestão financeira. Aqueles que, com o passar do tempo, podem fazer seu sonho virar seu maior pesadelo!
Leia também: AFINAL, O QUE É GESTÃO FINANCEIRA?
Antes de ingressarmos nos detalhes, é importante dizer que toda organização deve manter um sistema de gerenciamento – vale dizer que não se trata de um software avançado, mas sim de controle – em funcionamento constante para que se possa desenvolver um controle financeiro eficiente. Todas as operações envolvidas na sua OSC devem ser conhecidas e bem gerenciadas, caso contrário, isso refletirá negativamente na sua saúde financeira. Se sua organização ainda não tem estabelecido esse sistema, a hora de implantá-lo é agora, antes que possíveis erros tomem proporções tão grandes que possam comprometer as finanças de sua organização de maneira irreversível.
Manter o controle do fluxo de caixa vai muito além de somente acompanhar entradas e saídas de dinheiro. Sim, é importante registrar essa movimentação corretamente, sem dúvida. Mas a importância de se controlar o fluxo de caixa é muito maior. O fluxo de caixa serve para planejar o futuro financeiro da OSC, e planejamento é a chave para o sucesso. É a garantia de não ser pego de surpresa, de ficar inesperadamente no vermelho e sem capital de giro para se manter de pé.
Mas para que seu planejamento seja eficiente, você deve ser capaz de fazer projeções realistas, que reflitam tudo que for financeiramente relevante para a sua organização. Isso por que é com base nessas projeções que se tem tempo de pensar nas providências necessárias, seja renegociando pagamentos para evitar que seu caixa fique no vermelho ou barganhado descontos para pagamentos antecipados, toda movimentação financeira da organização deve ser condizente com as projeções do seu fluxo de caixa. Pense também nos seus prazos e como eles influenciarão sobre as suas decisões.
Perder de mão esse controle é contar com a sorte; é ter que pagar multas desnecessárias quando seu saldo estiver inesperadamente descoberto; é correr o risco de quebrar podendo ter a oportunidade de manter-se sólido.
Uma boa dica é especificar um horário semanal para fazer a atualização do seu fluxo até que seu sistema esteja totalmente sob controle. A tendência é que esse comportamento se torne automático, isto é, faça parte das suas funções rotineiras.
Portanto, faça a manutenção do controle financeiro e preze pela saúde financeira da sua organização. Se for o caso, utilize uma ferramenta de gestão para garantir que você não se perca nas finanças da instituição.
O objetivo financeiro de toda a OSC é a sustentabilidade, portanto, garantir a sustentabilidade deve ser o objetivo final de toda organização. Mas para que se possa alcançá-la e garantir que ela exista, é fundamental que sejam conhecidos os custos dos serviços ofertados, assim, pode-se calcular o valor real da operação, por isso inclua a margem de sustentabilidade desejada.
Eis aqui um dos pecados mais recorrentes cometidos nas organizações, principalmente nas pequenas. É muito comum que os parceiros/associados utilizem dinheiro próprio para pagar despesas da organização e vice-versa, o que não é nada bom para a saúde financeira da organização.
Para começar, a confusão de despesas e mistura de caixas interfere no cálculo dos custos fixos que, como já vimos, são importantes para se calcular precisamente a sustentabilidade da organização. Portanto, não manter a separação de gastos pode dar ao gestor da OSC a falsa ilusão de que sua organização está mantendo um bom nível de sustentabilidade quando, de fato, não está.
Essa falta de controle do que é pessoal ou não pode parecer banal, mas é um dos erros que mais contribuem para o fim das atividades de muitas organizações.
Não controlar o estoque da sua organização pode afetar seu negócio de várias maneiras bastante prejudiciais, inclusive para a reputação da sua OSC. Por conta disso, você pode acabar não sabendo exatamente quanto você deveria ter/usar de material e o quanto, de fato, usa. Fora isso, você ainda pode correr o risco de acabar usando produtos vencidos ou com a qualidade comprometida; pode ter gastos extras por estocar produtos desnecessariamente; você corre o risco de acabar estocando demais o que é usado de menos; enfim, no final das contas, pode acabar tendo que arcar com custos extras que, como já vimos, afetam a margem de sustentabilidade da sua organização. E quando o descontrole é em grande escala, é provável que o déficit também o seja!
Toda e qualquer operação financeira que ocorre dentro da sua organização deve ser registrada, independentemente do valor. É um erro muito comum que as organizações subestimem o registro de algumas operações, principalmente quando envolvem valores baixos. O que acontece é que, em um primeiro momento, dificilmente isso aparece com relevância no diagnóstico financeiro da organização, porém pequenos gastos ao fim de um longo período tendem a se transformar em um gasto grande, e esse sim tem o poder de afetar a saúde da OSC, às vezes, até de maneira definitiva. Portanto, não subestime pequenos gastos, registre todos, eles também devem fazer parte do que se chama controle financeiro.
Por mais programado e organizado que se seja, é impossível prever todas as despesas que possam existir. Sempre surgem aquelas, com as quais não se contava, por mais preparo e planejamento que haja. Pode ser um imprevisto, um acidente no trabalho, enfim, há sempre algo que não foi imaginado, mas que pode acarretar danos consideráveis.
Para se prevenir contra essas possibilidades, é sempre importante fazer uma reserva mensal, destinada justamente para garantir esses tipos de despesas ocultas. Essa medida é muito benéfica para que sua OSC não corra o risco de ficar no vermelho caso tenha que arcar com despesas imprevistas, altas o suficiente para comprometer sua saúde financeira.
Acredito que o sentimento de diversos gestores de instituições foi: “E agora?”. Felizmente, para você que perdeu o fio da meada, seja bem-vindo ao clube. Neste curso vamos aprender alguns métodos de controle e planejamento financeiro. Verdade seja dita, essa fase não tem embalagem, nem rótulo para nos dizer sua validade. Então, está em tempo de você replanejar sua organização! Sem sombra de dúvidas essa ação se torna fundamental para sua OSC, visto que muitos não se preocuparam em prever ou antecipar suas receitas, despesas e ações.
Convoque seus colaboradores e parceiros para uma conversa, um diálogo participativo. Coloque na ponta do lápis quais os gastos que podem ser diminuídos para manter a estrutura funcionando, as ações que são mais importantes e projetos futuros. E não se mantenha na inércia, coloque o projeto de baixo do braço e vá à luta. O fato de estar passando por uma crise não é desculpa para abandonar a causa.
Fonte:
Educação Financeira para o Terceiro Setor
Manual do Participante Outubro/2017
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