Evento é sempre bom. É um momento lúdico, pra cima, onde se convive com gente de bom humor, com vontade de conversar e participar. É todo o contrário do nosso dia a dia e da nossa rotina. É o oposto aos dias sérios e complicados que passamos no decorrer da semana.
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Muitas organizações fazem eventos, mas poucas fazem eventos cujo objetivo primordial é arrecadar. Um evento que não é arrecadador não me parece boa coisa a se fazer. É um hábito a ser extirpado. Muitos me dizem que são eventos de apresentação, de intercâmbio, de isso ou aquilo. Eu retruco que qualquer evento pode ser o que se quiser, mas deve ser, antes de tudo, arrecadador. Pode se cobrar uma entrada, ou pode se vender algo nele, ou pode-se planejar um leilão, não importa. Um evento que não é previsto para arrecadar corre o risco de parecer desnecessário e gastador.
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Um evento arrecadador precisa, claro, ser bem planejado. O pior dos mundos é quando se planeja arrecadar com ele e o que ocorre é prejuízo. Para isso o melhor é planejar e começar humilde, sem grandes ideias mirabolantes e gigantescas. Não vá começar pensando num evento para 1000 pessoas, nem em arrecadar dezenas de milhares de reais. Comece com um evento que caiba na sua capacidade. Pense no seu aniversário, no seu casamento. Algo entre essas duas coisas, que dê um trabalho menor do que seu casamento.
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Sua instituição deve pensar que um evento deve ter sua continuidade. É melhor realizar um leilão de arte que ocorrerá todo ano do que varias festas diferentes que não conversam entre si. É bom pensar também qual será o evento grande e quais os eventos menores. Um jantar de gala é um evento grande, jantares temáticos podem ocorrer a cada trimestre.
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Outro tipo de evento pouco utilizado, mas muito interessante, é um seminário ou congresso, algo que tenha a ver com o conhecimento próprio da instituição, caso ela seja uma especialista no assunto. Uma ONG especializada em gênero pode perfeitamente fazer um seminário, convidando inclusive outras pessoas especialistas sobre o mesmo tema para palestrar. Os que pagarão pelo evento serão, nesse caso, estudantes ou profissionais, de um mailing prévio. São eventos mais sérios, mas nem por isso menos agradáveis. São sempre oportunidades de network.
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Os jantares, encontros, festas, bingos e leilões são os eventos festivos. E como tais, devem levar em conta essa sensação prazerosa de querermos participar.
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Não importa o tamanho da entidade, qualquer pode fazer um evento. Uma pequena creche na periferia de uma grande cidade pode realizar um bazar que arrecadará algo suficiente para os gastos de alguns meses. Uma grande organização pode realizar um grande congresso que arrecade mais de um milhão de reais. Sempre recomendo que os eventos façam parte de seu mix de fontes de financiamento, pois assim como os recursos provenientes de indivíduos, eventos trazem dinheiros não carimbados.
Recursos que podem ser úteis para aqueles investimentos não cobertos por projetos, convênios ou patrocínios.
Falando em patrocínios, um evento pode ser patrocinado. Mas não transforme tal patrocínio na única fonte de renda, com ingressos gratuitos. Pois quando se fazem eventos assim, entramos no mesmo problema do dia a dia: buscar parceiros que não financiarão nossa entidade, mas sim nosso evento. Perceba que o problema se repete. Um patrocínio deve ser um elemento adicional ao mix de arrecadação. Bons eventos conseguem bons patrocínios. Mas um bom evento leva alguns anos para ser considerado um bom evento. Por isso, desde a primeira edição, um evento deve ter superávit, com ou sem patrocínio. Pense dessa forma e assim você garantirá a continuidade do evento em novas edições. Se você quer começar com um grande evento, terá um desgaste físico e emocional com altas expectativas e o stress resultante não compensará o resultado final. Pense em eventos que crescem a cada edição, que sejam singelos, simpáticos, com a cara da entidade.
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Encontre alguém que te ajuda a organizar um evento. Se você cuida de várias outras tarefas, delegue a organização do evento para, se possível, algum voluntário que se anima com a ideia de organizá-‐lo. Eventos levam meses para serem organizados e não podem ocupar seu tempo normal, correndo o risco de você se dedicar tanto ao evento, que deixa outras posições em aberto. Como conseqüência, o dinheiro ganho no evento não compensa as perdas do dinheiro não ganho em outras situações.
Um evento é também um momento que foge ao padrão do dia a dia a entidade. É quando se reúnem os funcionários, os apoiadores, os conhecidos, e em alguns casos, os atendidos. É o momento “portas abertas” da entidade, e é um momento de celebração. Para quem está fora da entidade, não existe momento mais propício para começar ou ampliar a participação.
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Fonte: Adaptado de Marcelo Estraviz, Um Dia de Captador.
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